WhatsApp an die Kanzlei — oder Z-Bon direkt in die Inbox

Freitagabend, Schicht zu. Der Z-Bon liegt als PDF im Download-Ordner, montags fotografiert ihn jemand für die WhatsApp-Gruppe „Buchhaltung“. Die Kanzlei tippt ab oder wartet auf eine CSV. Irgendwann schickt der Steuerberater eine höfliche Mail mit der Bitte um „strukturierte Daten“ — nicht böse gemeint, aber teuer für beide Seiten.

Statt Z-Berichte manuell weiterzureichen, leitet die Kasse den Bericht per E-Mail an Kassenexport weiter. Die App erkennt den Kassentyp, parst die Zeilen und erzeugt eine DATEV-Buchungsvorschau — Sie prüfen, exportieren, fertig.

Inbound statt Anhang-Chaos

Nach dem Start gibt es eine persönliche Inbound-Adresse im Chef-Dashboard, pro Filiale eine eigene. Sie wird in der Kasse als Empfänger für den Tages- oder Monats-Z-Bericht eingetragen, je nach Kassentyp als PDF-Anhang oder strukturierte Mail. Ein Test-Z-Bon zeigt in der Vorschau, ob Kassentyp, Bar, EC und Steuersätze zusammenpassen — erst danach geht es live zur Kanzlei. Das Mapping wird anschließend festgelegt, wie in Konten-Mapping DATEV beschrieben.

Nach dem ersten Mail-Eingang

Kassenexport speichert die Konvertierung, sodass wiederkehrende Berichte durch denselben Pfad laufen. Die Monatsroutine beschreibt Steuerberater-Workflow, einen Gesamtüberblick gibt Kassenexport DATEV automatisch, und wie es ganz ohne Abtippen funktioniert, zeigt Z-Bon DATEV ohne Abtippen.