Kassenexport – Anleitung für Kassenfachhandel

1. Was Sie als Fachhandel leisten

Kassenexport wandelt Kassen-Z-Berichte per E-Mail in DATEV-Exporte um (Buchungsstapel, optional Kassenbuch online und Belegpaket mit Z-Bericht-PDF). Sie legen den Betrieb im Partner-Portal an und übergeben dem Endkunden den Zugangscode. Stammdaten, Kontenzuordnung, Kassen-E-Mail-Versand und Steuerberater-Abstimmung erledigt der Kunde im Dashboard.

• Produkt im Portal: kassen_datev (Kassenexport)
• Endkunde meldet sich mit 8-stelligem Zugangscode unter www.kassenexport.app/login an
• Chef-PIN schützt Einstellungen im Dashboard – vom Kunden selbst gesetzt
• Technischer Support Endkunde: Chef → Support

2. Mandant im Partner-Portal anlegen

• Neuen Kunden bzw. Betrieb anlegen und Produkt Kassenexport zuweisen
• Zugangscode (8 Zeichen) und Login-Link notieren
• Endkunden-Anleitung als PDF mitgeben oder per E-Mail senden (Kassenexport-Endkunde.pdf)
• Optional: gemeinsamer Termin für Inbound-Adresse in der Kasse und Test-Z-Bericht

Tipp: Self-Service unter www.kassenexport.app/start: Stripe 19,00 € netto/Filiale, 14 Tage Testphase. Händler-Mandanten wie gewohnt über Partner-Portal / Zugangscode anlegen.

3. Speisekarte → Kasse (Werkzeug)

Unter Partnerportal → Übersicht → „Speisekarte → TaxoPOS“ (oder /partner/speisekarte) können Sie Seitenbilder einer Speisekarte (JPEG/PNG/WebP, mehrere Dateien in Reihenfolge) oder Text auslesen und als TaxoPOS-CSV oder Sampos/Speedy-ZIP herunterladen. Kein PDF-Upload. Anmeldung im Händlerportal. Immer Vorschau prüfen — OCR kann Designer-Karten falsch lesen. Abgrenzung: betriebsassist.app/speisekarte ist das öffentliche Endkunden-Tool (Excel → druckbare PDF/Word) — kein Kassen-Import und kein Ersatz für dieses Partner-Werkzeug.

Optional Hybrid-Erkennung (OCR + Bilder an die KI, stärkere Qualität): zählt jede Seite vierfach aufs Monatskontingent (max. 8 Seiten, ca. 4 MB gesamt) — Default aus. Probehändler ohne Limit sehen den Verbrauch trotzdem im Zähler.

Zusätzlich: CSV von einer anderen Kasse einlesen (ohne OCR-Kontingent). Zwei Schritte möglich: erst Artikel, danach optional Warengruppen-Stamm Nr→Name — TaxoPOS braucht den Namen.

• Während der Auswertung erscheint eine Fortschrittsanzeige (mehrere Seiten oft 30–90 Sekunden). Tab nicht schließen — sonst bricht die Browser-Anfrage ab
• Upload max. ca. 4 MB gesamt (Vercel): Fotos werden automatisch verkleinert — sonst Fehler 413; Text einfügen als Alternative
• Mehrere Seiten: Dateien auswählen, Reihenfolge mit ▲/▼ prüfen; Server-Zeitlimit 5 Min. — bei Timeout erneut versuchen
• Gedruckte Artikelnummern auf der Speisekarte haben absoluten Vorrang (nur Ziffern, z. B. 141A → 141); fehlende Nummern je Warengruppe in Hunderter-Blöcken (Pizza ab 100, Pasta ab 200, …)
• Fremd-CSV: Schritt 1 Artikel einlesen, Schritt 2 optional Stamm (z. B. 12;Pizza) anwenden → Tabelle prüfen → Exportformat wählen
• Lange Karten werden in Teilen ausgewertet und zusammengeführt; Getränke ohne Nummer erhalten freie Nummern im Getränke-Block
• Bleibt die KI ohne Ergebnis: roter Hinweis; Text kürzen oder erneut versuchen, ggf. Zeilen manuell ergänzen
• Anmerkungen der Auswertung können gedruckt werden (Checkbox-Liste) — neben die Kasse legen und Positionen abhaken/korrigieren
• KI: Mehrpreise über Spaltenköpfe (Bezugsgröße klein/groß, 0,33/0,5 l) mappen → eigene Zeilen je Größe; leere Preiszelle = Größe gibt es für den Artikel i. d. R. nicht (kein Preis raten)
• KI/Export: Unter Pizza/Pasta/Salate o. Ä. nur Variantenname (Margherita, Salami …) → voller Name mit Kategorie davor (Pizza Margherita)
• KI: Kurzer Kassenname ohne Zutatenliste (Pizza Mirto, Salat Mista); Soße/Beilage nur wenn nötig zur Unterscheidung (z. B. Steak Pfeffer)
• Händler-Goodie (monatlich): unter 20 zahlenden Mandanten 10 Seiten nur günstige KI; ab 20 Mandanten 100 Seiten je 20 Mandanten + Qualitätsrouting (stärkere KI bei schwacher OCR; Abbruch bei „Qualität zu schlecht“)
• TaxoPOS-CSV: ARTNR;NAME;WARENGRUPPE;STEUERSATZ;PREIS1;FOLGT WG (UTF-8 mit BOM für Umlaute; FOLGT WG 0/1 wählbar, Standard 1)
• In TaxoPOS: Einstellungen → Sichern und Wiederherstellen → CSV-Import / Ordner impExp
• Sampos/Speedy: Format „Sampos / Speedy“ → ZIP mit Artikelgruppen.csv + Artikel.csv → Import CSV, zuerst Gruppen dann Artikel (Dateinamen nicht ändern)
• Alternativ über Kassenexport: /kassen_datev/haendler/speisekarte
• Kein Endkunden-Dashboard-Feature — nur Fachhandel/Einrichtung

4. Typische Unterstützung vor Ort

• Inbound-Adresse aus dem Dashboard des Kunden in der Kasse als Z-Bericht-Empfänger eintragen
• Format: slug@kassenbeleg.kassenexport.app (Slug steht unter Einrichten)
• Test-Z-Bericht auslösen und prüfen, ob er im Tab Berichte erscheint
• Bei Problemen: Kassentyp und Dateiformat im Dashboard prüfen lassen
• DATEV-Themen (Konten, Exportformate, Steuerberater): Kunde wendet sich an seinen Steuerberater

5. Ablauf beim Endkunden (Kurzüberblick)

• Einrichten: DATEV-Nummern, Kontakt- und Steuerberater-E-Mail, Versand- und Exportformate
• Zuordnung: Kassen-Texte auf DATEV-Konten mappen (Taxopos: erst echte Z-Berichte einlesen — freie Namen; Kiwi/Leaf oft stabiler); Erstmail inkl. Magic-Link (14 Tage) an Steuerberater
• Kasse: Z-Berichte automatisch per E-Mail an die Inbound-Adresse senden
• Importe prüfen: Buchungsvorschau, DATEV-Exporte (Stapel, Kassenbuch, Paket), ggf. manueller Versand
• Ausführlich: siehe PDF Kassenexport-Endkunde.pdf

6. Häufige Situationen

• Kein Import sichtbar: Empfänger-Adresse in der Kasse falsch oder Z-Bericht-Versand nicht aktiv
• Status „Konten unvollständig“: Konten im Dashboard ergänzen, dann Erneut verarbeiten
• Dublette: gleicher Bericht bereits verarbeitet – Kunde entscheidet im Dashboard
• Kein Belegpaket: nur CSV gesendet oder Belegpaket unter Einrichten deaktiviert
• Steuerberater hat Rückfragen: Antwort geht an Kontakt-E-Mail des Betriebs

7. Kontakt

• Plattform / Eskalation: Partner-Portal → Tab Support
• Partner-Portal und Provisionen: über Ihren Kassenexport-Fachhandel-Kontakt
• Steuerberater-Info (PDF für Mandanten): Kassenexport-Steuerberater.pdf – wird mit Erstmail versendet