Kassenexport einrichten

1. Zugang erhalten

• Über Kassenfachhandel: Zugangscode erhalten, www.kassenexport.app/login öffnen, Code eingeben
• Self-Service: www.kassenexport.app/start — 14 Tage testen, danach 19,00 € netto/Filiale/Monat
• Bereits Kunde (andere App oder Filiale): mit bestehendem Code anmelden, /erweitern, Kassenexport zur Filiale hinzufügen
• Chef-PIN schützt Einrichten, Konten, Berichte und Einstellungen – separat vom Zugangscode aufbewahren

2. Einrichten im Dashboard

Nach der Chef-PIN öffnet sich das Dashboard wie in den anderen Apps (violette Chef-Hülle). Die Einrichtungs-Checkliste zeigt vier Schritte: Einrichten → erster Z-Bericht → Konten → Erstmail an Steuerberater (inkl. Magic-Link). Tab Einrichten: Pflichtfelder speichern, bevor Sie die Kasse konfigurieren.

• DATEV: Berater-Nr. und Mandanten-Nr. (Pflicht) – WJ-Beginn, Sachkontenlänge und Standard-Gegenkonto unter „DATEV-Optionen (Erweitert)“
• Kontakt-E-Mail (Pflicht) – Fehlerbenachrichtigungen und Archivierung
• Empfangsadresse und Steuerberater-E-Mail nebeneinander – Ausgang geht an den Steuerberater
• Inbound-Slug notieren – vollständige Adresse: ihr-slug@kassenbeleg.kassenexport.app
• Kassentyp und DATEV-Exportformate direkt im Formular wählen
• Unter „Versand-Automatik (Erweitert)“: Kopie-E-Mail und Versand-Rhythmus

Tipp: Verrechnungskonto (oft 1370) und Erlöskonten vorab mit dem Steuerberater klären – spart Rückfragen bei der Erstmail. Belegpaket benötigt ein PDF-Z-Bericht; bei reinem CSV-Import (z. B. Leaf) entfällt der Belegtransfer.

3. Steuerberater informieren

• Tab Einrichten: auffällige Karte „Steuerberater einladen“ (oben, solange Erstmail fehlt) — oder dieselbe Karte unter Tab Konten
• Die Erstmail enthält Ablauf, Konten-Entwurf, PDF und Magic-Link (14 Tage) — der Steuerberater speichert und gibt mit einem Klick frei
• Weitere Aktionen nur bei Bedarf: neuer Link (abgelaufen) oder optionaler DATEV-Stammdaten-Snapshot zur Antwort-Bestätigung
• Antworten gehen an Ihre Kontakt-E-Mail – DATEV-Nummern (Berater-/Mandantennummer) tragen Sie selbst unter Einrichten ein
• Nach Freigabe über den Link: direkt produktiv testen — eine zweite Bestätigungsmail ist nicht Pflicht

4. Konten zuordnen

• Menü: Einrichten → Berichte → Konten → Mehr. Am Tab Konten erscheint „Aufbauen“ oder „Anpassen“, solange Konten fehlen oder unvollständig sind
• Taxopos: Ausgaben/Zahlarten oft frei benannt — zuerst einen oder mehrere Z-Berichte einlesen, dann zuordnen (auch bei Kiwi/Leaf können abweichende Texte vorkommen)
• Bericht wählen → Unzugeordnete / Texte aus Bericht / Vorschläge → Konten speichern
• Standardvorlage (eher Kiwi/Leaf) und JSON unter „Vorlage, JSON …“ (Erweitert) — bei Taxopos keine Ersatz für echte Berichtstexte
• Basiskonten bei Bedarf unter „Basiskonten (Erweitert)“
• Buchungsvorschau unter Berichte prüfen
• Bei Status „Konten unvollständig“: Regeln ergänzen, dann Erneut verarbeiten (ohne Z-Bericht erneut zu senden)

5. Kasse einrichten

In Ihrem Kassensystem den automatischen Z-Bericht-Versand per E-Mail aktivieren.

• Empfänger = Ihre Empfangsadresse aus Einrichten (slug@kassenbeleg.kassenexport.app)
• Betreff der E-Mail ist egal – Zuordnung erfolgt über die Empfänger-Adresse
• Pro Z-Bericht mindestens ein Anhang (Format je nach Kassentyp, im Dashboard hinterlegt)
• Für Belegpaket: PDF-Z-Bericht senden (nicht nur CSV)
• Test-Z-Bericht senden oder Datei im Tab Berichte manuell hochladen — bei Taxopos gern mehrere Tage, bis typische Texte erscheinen

Tipp: Mehrere Anhänge in einer E-Mail werden einzeln verarbeitet. Kiwi: PDF · Leaf: PDF/CSV · Taxopos: PDF/CSV je Einstellung.

6. Ersten Bericht prüfen

• Tab Berichte – Liste aktualisiert sich während der Verarbeitung
• „Konten unvollständig“ ist bei freien Texten normal — Checkliste zählt den Bericht; Konten nachziehen und erneut verarbeiten
• Konvertiert: Downloads Stapel, Kassenbuch und ggf. Paket (Liefer-ZIP); Originaldatei; Versand-Status prüfen
• Konten unvollständig: unter Konten ergänzen (siehe Schritt 4)
• Dublette: Warn-E-Mail lesen – löschen oder Trotzdem konvertieren
• Fehler: Benachrichtigung lesen, Kassentyp und Dateiformat prüfen

7. Im Alltag

• Neue Kassen-Texte können zusätzliche Kontenzeilen brauchen
• Konten regelmäßig als JSON exportieren (Backup)
• Vor Löschfrist Daten sichern oder Exporte extern ablegen
• Hilfe im Dashboard: Mehr → Hilfe oder diese Anleitung als PDF
• Support: Mehr → Support (Ticket mit Screenshot)